Gerir e arquivar de documentos nem sempre é uma atividade tão simples. Isso porque o prazo para guarda de documentos em condomínio pode variar de acordo com cada material. Determinados documentos financeiros, por exemplo, ficam em poder da administradora por cerca de um ano. Após esse período, eles são transferidos ao síndico, que deve armazená-los por mais quatro anos.
Desta maneira, os documentos trabalhistas continuam na administradora até que o contrato seja encerrado, para fins de fiscalizações.
Depois, a administradora devolve para o responsável pelo condomínio (síndico ou membros do conselho) para ficar lá até o tempo que o documento valer.
Dessa maneira, veja por quanto tempo os documentos devem ficar guardados:
| Tipos de Documentos | Prazo da Guarda |
| Apólices de Seguro de Vida | 5 anos |
| Cartão de CNPJ | Permanente |
| DARF IRRF | 7 anos |
| DARF PIS | 10 anos |
| DIRF | 7 anos |
| Exames Médicos (Admissional, Demissional, Periódico) | 20 anos |
| FGTS, GFIP, Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF) | 30 anos |
| Folha de Pagamento (fins previdenciários) | 10 anos |
| Folha de Ponto | 5 anos |
| Formulário CAGED | 5 anos |
| GR Contribuição Sindical / Assistencia | 5 anos |
| GPS | 10 anos |
| Holerite / Recibo de Pagamento | 5 anos |
| Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR) | 20 anos |
| ASO, PPP, PCMSO | 20 anos |
| Livro de Inspeção do Trabalho | Permanente |
| Processos Trabalhistas | Permanente |
| Prontuários de Funcionários | Permanente |
| RAIS | 5 anos |
| Recibo de Benefícios (VR, VA, CV, VT) | 5 anos |
| Dossiê (Convenção / Especificação) | Permanente |
| Extratos Bancários | 6 anos |
| GPS (Guia da Previdência Social) | 10 anos |
| Livros de atas de assembleia | Permanente |
| Orçamentos / Contratos de Obras | Até o final da garantia |
| Pastas de Prestação de Contas | 5 anos |
| Plantas do Condomínio | Permanente |
| Apólice de Seguro Patrimonial e de Funcionários | 5 anos |
| AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros) | 1 a 5 anos |
| *Fonte: AABIC |
Comments are closed.